Заполнение расходного кассового ордера осуществляется кассиром в момент выдачи им наличности из кассы, после чего передается в бухгалтерию предприятия для его последующего учета. Какие сведения включает в себя данный документ, и в каком порядке производится его оформление?
Реквизиты расходного кассового ордера
Данный документ заполняется с использованием формы КО-2, установленной законодательством. Для того чтобы ордер являлся действительным и мог использоваться при составлении бухгалтерской отчетности, необходимо, чтобы в нем не было помарок, исправлений и ошибок. Поэтому заполнять документ требуется с особым вниманием и скрупулезностью.
Бланк КО-2 содержит следующие реквизиты, обязательные к заполнению:
- Организация. Здесь требуется вписать полное юридическое наименование предприятия, указанное в учредительных документах.
- Подразделение. Наименование филиала или отделения организации, в котором был выдан данный ордер.
- Номер. Все бланки КО-2 должны нумероваться согласно реестру РКО, без пропусков и дублирования одних и тех же номеров. Как правило, на предприятиях такая книга реестра заводится с началом нового календарного года.
- Дата. Указывается дата оформления бланка.
- Дебет. Графа состоит из трех частей:
- код структурного подразделения – указывается код подразделения, со счета которого будут списаны деньги;
- корреспондирующий счет – указывается счет, с которого списываются средства;
- код аналитического учета – используется некоторыми предприятиями для облегчения ведения бухгалтерского учета. В том случае, если организация не использует его в своей деятельности, в графе необходимо поставить прочерк.
- Кредит. Указывается номер счета, на который в ходе данной проводки перечисляются средства.
- Сумма. Эта графа содержит сведения о размере денежных средств, выданных из кассы организации.
- Код целевого назначения. В том случае, если предприятие применяет такую кодировку, в графе указывается установленный ею код, в противном случае ставится прочерк.
- Выдать. В поле для заполнения указываются фамилия, имя и отчество лица, которому были выданы наличные денежные средства из кассы.
- Основание. Указывается целевое назначение средств, переданных вышеназванному лицу.
- Сумма. В этой графе потребуется еще раз указать выданную сумму, но уже в прописном виде, без использования каких-либо сокращений.
- Получил. Данное поле заполняется от руки непосредственно получателем денег. Размер выплаты должен быть указан прописью и соответствовать той, что внесена кассиром в графу «Сумма».
- По. Здесь получатель денежных средств должен указать свои полные паспортные данные, вписав их вручную.
- Выдал кассир. Подпись и Ф.И.О. лица, ответственного за выдачу денег и оформление расходного кассового ордера.
Данный документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем организации, а также проштампован печатью с надписью «Оплачено».
Оригинал данного документа при любых условиях остается в бухгалтерии и не выдается на руки лицу, получающему деньги.
Итак, расходный кассовый ордер представляет собой учетный документ, оформляемый кассиром организации в случае выдачи наличных денег из ее кассы. Законодательством установлена определенная форма данного документа, отступать от которой ответственное лицо не имеет права. Все РКО, оформляемые в организации, должны быть пронумерованы и зарегистрированы в специальной книге реестра, хранящейся в бухгалтерии. Исправления, помарки и ошибки в расходном кассовом ордере не допускаются – в случае их возникновения документ стоит переоформить.
